Mikro ERP oder Warenwirtschaft? KMU-Leitfaden

Mit dem Wachstum eines Unternehmens verändern sich auch die Anforderungen an die eingesetzte Software. Während zu Beginn die Rechnungsstellung und grundlegende Buchhaltungsaufgaben oft ausreichen, entstehen mit zunehmender Unternehmensgröße zusätzliche Anforderungen wie Lagerverwaltung, Einkauf, Produktion, Logistik, Finanzmanagement, Personalwesen und aussagekräftige Berichte.

Aus diesem Grund vergleichen viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Mikro Software, Mikro ERP, Mikro Programm sowie klassische Warenwirtschafts- und Unternehmenssoftware, um die passende Lösung für ihre Anforderungen zu finden.

Die richtige Entscheidung hängt nicht davon ab, dass ein bestimmtes Produkt grundsätzlich besser ist als alle anderen. Vielmehr sollten Faktoren wie Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Anzahl der Benutzer, zukünftige Wachstumspläne, Integrationsanforderungen und die gesamten Betriebskosten sorgfältig gegeneinander abgewogen werden.

Dieser Leitfaden erläutert die Unterschiede zwischen klassischer Unternehmenssoftware und ERP-Systemen anhand objektiver Kriterien und unterstützt KMU bei einer fundierten Entscheidungsfindung.

Was ist eine Warenwirtschafts- bzw. Unternehmenssoftware?

Unter einer kommerziellen Unternehmenssoftware werden Anwendungen verstanden, die den täglichen Geschäftsbetrieb digital unterstützen. Typische Funktionen umfassen:

• Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkonten
• Einkauf, Verkauf sowie Angebots- und Auftragsverwaltung
• Rechnungen sowie elektronische Rechnungsprozesse
• Grundlegende Lagerverwaltung
• Kassen- und Bankbuchungen
• Standardisierte Finanzberichte

Solche Lösungen eignen sich insbesondere für:

• neu gegründete Unternehmen,
• Kleinst- und Kleinunternehmen,
• Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsprozessen,
• Teams mit einer begrenzten Anzahl an Benutzern.

Was ist ein ERP-System?

ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet ein integriertes Unternehmenssystem, das verschiedene Geschäftsbereiche über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbindet.

Neben Buchhaltung und kaufmännischen Prozessen können ERP-Lösungen unter anderem folgende Bereiche integrieren:

• Einkauf
• Lagerverwaltung
• Produktionsplanung
• Vertrieb
• Finanzwesen
• Personalmanagement
• Budgetplanung
• Kostenrechnung
• Management-Reporting

Das Ziel eines ERP-Systems besteht nicht nur darin, Geschäftsvorfälle zu erfassen, sondern Unternehmensprozesse über Abteilungen hinweg miteinander zu verknüpfen und effizient zu steuern.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Unternehmenssoftware und ERP

Nicht jeder Unterschied ist für jedes Unternehmen gleichermaßen relevant. Neben den aktuellen Anforderungen sollten auch die geplante Unternehmensentwicklung in den kommenden drei bis fünf Jahren berücksichtigt werden.

Wo ordnen sich Mikro Software-Lösungen ein?

Wie viele Anbieter von Unternehmenssoftware bietet auch Mikro verschiedene Produktkategorien für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen an.

Diese Lösungen reichen im Allgemeinen von:

• Anwendungen für grundlegende kaufmännische Prozesse,
• erweiterten Business-Management-Lösungen,
• bis hin zu umfassenden Systemen mit ERP-Charakter.

Da Produktlinien im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden und häufig modular aufgebaut sind, empfiehlt es sich, Entscheidungen nicht ausschließlich anhand des Produktnamens zu treffen. Wichtige Bewertungskriterien sind unter anderem:

• benötigte Module,
• Anzahl der Benutzer,
• branchenspezifische Anforderungen,
• Integrationsmöglichkeiten,
• zukünftige Erweiterungspläne.

Benötigt jedes Unternehmen ein ERP-System?

Nicht unbedingt.

ERP-Systeme bieten zahlreiche Vorteile, sind jedoch nicht für jedes Unternehmen von Anfang an erforderlich.

Unternehmen mit:

• geringem Transaktionsvolumen,
• überschaubarem Produktsortiment,
• einem einzelnen Lager,
• wenigen Benutzern,
• einfachen Finanzprozessen

können häufig mit einer klassischen Unternehmenssoftware ausreichend arbeiten.

Steigen jedoch Anforderungen wie:

• mehrere Standorte,
• mehrere Lager,
• Produktionsprozesse,
• projektbezogene Kostenverfolgung,
• abteilungsübergreifende Zusammenarbeit,
• detailliertes Management-Reporting,

kann ein ERP-System die sinnvollere Lösung sein.

Wichtige Fragen vor der Softwareauswahl

Vor einer Entscheidung können folgende Fragen hilfreich sein:

• Wie viele Benutzer arbeiten gleichzeitig mit dem System?
• Wie viele Lager oder Standorte müssen verwaltet werden?
• Gibt es Produktions- oder projektbezogene Prozesse?
• Wird eine Integration in E-Commerce-Plattformen benötigt?
• Sind mobile Nutzung oder Barcode-Funktionen erforderlich?
• Wie detailliert sollen Managementberichte ausfallen?
• Welches Unternehmenswachstum wird in den nächsten drei bis fünf Jahren erwartet?

Die Antworten helfen dabei, sowohl die geeignete Softwarekategorie als auch den erforderlichen Funktionsumfang zu bestimmen.

Wichtige Auswahlkriterien für ERP- und Unternehmenssoftware

Bei der Bewertung verschiedener Lösungen sollten unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Unternehmensgröße und Brancheneignung
• Modulare Erweiterbarkeit
• Integrationsmöglichkeiten
• Reporting- und Analysefunktionen
• Benutzerfreundlichkeit und Einführungsaufwand
• Schulungs- und Supportangebote
• Datensicherheit
• Update- und Wartungskonzepte
• Gesamtkosten über den gesamten Nutzungszeitraum (Total Cost of Ownership)

Neben den Anschaffungskosten sollten auch langfristige Betriebskosten, Skalierbarkeit und der nachhaltige Nutzen für das Unternehmen berücksichtigt werden.

Worauf sollten KMU bei der Recherche nach Mikro ERP achten?

Unternehmen, die nach Mikro Software, Mikro ERP oder Mikro Programm suchen, sollten sich nicht ausschließlich am Produktnamen orientieren.

Wichtige Kriterien sind unter anderem:

• zu digitalisierende Geschäftsprozesse,
• benötigte Module,
• Anzahl der Benutzer,
• Struktur von Standorten und Lagern,
• Anforderungen an elektronische Geschäftsprozesse,
• Integrationen mit bestehenden Systemen,
• zukünftige Erweiterungs- und Wachstumspläne.

Eine strukturierte Bewertung kann dazu beitragen, weder eine überdimensionierte noch eine zu eingeschränkte Lösung auszuwählen.

Fazit

Die Entscheidung zwischen einer klassischen Unternehmenssoftware und einem ERP-System sollte sich an den aktuellen Anforderungen sowie den langfristigen Unternehmenszielen orientieren.

Für viele KMU mit vergleichsweise einfachen Geschäftsprozessen kann eine klassische Unternehmenssoftware ausreichend sein. Mit zunehmender Komplexität der Geschäftsabläufe gewinnen integrierte ERP-Lösungen jedoch an Bedeutung.

Wer Mikro Software, Mikro ERP oder vergleichbare Lösungen bewertet, sollte objektive Kriterien wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzeranforderungen und die gesamten Betriebskosten in den Mittelpunkt der Entscheidung stellen.

Hinweis: Markenbezeichnungen sind eingetragene Marken der jeweiligen Rechteinhaber. Aktuelle Informationen zu Produktpaketen, Preisen und Lizenzmodellen finden Sie ausschließlich auf der offiziellen Website des jeweiligen Softwareherstellers.